Kenalan dengan Digital Filing dan 4 Kesalahan yang Wajib Kamu Hindari

Pengarsipan adalah salah satu aspek penting yang harus dapat perusahaan maksimalkan jika ingin mendukung proses bisnis yang berdasarkan data relevan.

Aspek ini juga menjadi salah satu alasan kuat mengapa perusahaan dapat dengan mudah memenuhi persyaratan regulasi atau kebutuhan dokumentasi dengan pihak internal atau eksternal perusahaan.

Tidak hanya itu saja, tanpa proses pengarsipan yang terstruktur rapi, perusahaan tentu akan kesulitan menemukan model keuangan yang baik.

Sayangnya, proses pengarsipan ini bukanlah hal yang mudah untuk diterapkan. Ada banyak tantangan yang perlu Be-emers pahami dan atasi dengan solusi yang tepat. Terlebih jika proses pengarsipan yang kamu lakukan masih bersifat tradisional.

Kamu akan dipusingkan dengan berbagai permasalahan seperti:

• Ruang penyimpanan arsip yang harus mampu menampung seluruh dokumen. Tidak hanya itu saja, risiko kerusakan data arsip dari faktor lingkungan seperti air, api, dan serangga harus dapat diminimalkan.
• Aksesibilitas dan fleksibilitas kerja yang terbatas. Mereka yang memerlukan data perlu datang ke ruangan data arsip, meminta akses, lalu menunggu petugas arsip mencari data yang diinginkan.
• Tidak mendukung kolaborasi data yang interaktif dan kolektif.
• Kesalahan pencarian data yang sangat mungkin terjadi.
• Keamanan data yang sangat bergantung pada petugas arsip.

Karena permasalahan inilah pada akhirnya banyak perusahaan yang mulai beralih ke sistem digital. Sekarang, kita sudah sering mendengar istilah digital filing.
 

Kenalan dengan Digital Filing

Apa itu digital filing? Sesuai dengan namanya digital filing adalah proses pengarsipan yang dilakukan melalui proses digitalisasi. Data yang dikelola tidak lagi berbentuk fisik melainkan dalam bentuk dokumen digital atau elektronik.

Baca Juga: Pentingnya Data dalam Bisnis: 8 Jenis yang Sering Digunakan

Digital filing menawarkan banyak keunggulan dibandingkan pengarsipan tradisional. Keunggulan itu ada pada aksesibilitas dan fleksibilitas data yang tinggi, dukungan kolaborasi, keamanan data yang meningkat, minim human error, kecepatan, efektivitas dan efisiensi biaya operasional bisnis.

Sayangnya, peralihan dari pengarsipan tradisional menuju digital tidak serta-merta langsung dapat mengatasi berbagai permasalahan pengarsipan.

Ada banyak tantangan yang masih harus kamu pahami dan berikan solusi relevan. Adapun tantangan terbesar dan pasti akan dihadapi adalah kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang berada di divisi data arsip.

Apabila SDM yang perusahaan Be-emers miliki tidak berkualitas, maka kemungkinan besar mereka akan melakukan berbagai kesalahan umum dan bahkan tergolong fatal. Nah, kesalahan umum serta fatal inilah yang akan menjadi bahasan utama admin.

4 Kesalahan Pengarsipan yang Wajib Kamu Ketahui

Terinspirasi dari penjelasan Duta Training, berikut ini adalah empat kesalahan umum serta fatal. Penasaran apa saja? Simak baik-baik artikel ini ya! 

Tidak Adanya Proses Pemeliharaan dan Update Arsip Berkala

Kesalahan umum dan fatal utama yang sering kali dilakukan adalah tidak adanya proses pemeliharaan dan update arsip secara berkala dan konsisten.

Padahal, proses seperti ini tetap dibutuhkan meskipun sistem yang digunakan sudah bersifat digital.

Baca Juga: Cara Menerapkan Strategi Service Recovery yang Baik

Pemeliharaan memastikan data yang disimpan benar-benar relevan dengan kebutuhan bisnis. Sedangkan update arsip diperlukan agar perusahaan tidak menyimpan data arsip yang sekiranya tidak lagi diperlukan.

Tidak Adanya Backup Data

Kesalahan umum dan fatal kedua dari digital filing adalah tidak adanya backup data. Backup data perlu dilakukan secara berkala dan konsisten.

Hal ini penting untuk dipastikan karena dapat memastikan layanan perusahaan bersifat real-time atau selalu konstan. Down-time yang terjadi akibat permasalahan tertentu, tidak akan mengganggu keseluruhan dari jalannya bisnis.