Peran AI dalam Profesi Sekretaris, Memudahkan atau Menggantikan?

Satu dari sekian banyak profesi yang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional dan administrasi sebuah perusahaan adalah profesi sekretaris.

Profesional yang bekerja sebagai sekretaris diwajibkan untuk dapat menjalankan tugas pengelolaan jadwal pertemuan yang baik, melakukan komunikasi efektif, dan juga dokumentasi yang detail serta menyeluruh.

Baca Juga: Ingin Berkarier Sebagai Staf Perpustakaan? Ini Skill, Gaji, dan Jenjang Kariernya

Dari mengatur rapat, mengelola korespondensi, hingga menyimpan arsip penting, sekretaris memegang tanggung jawab yang tidak tergantikan dalam struktur organisasi.

Tidak heran jika peran ini akan selalu kita jumpai di berbagai jenis bidang industri kerja. Dimulai dari industri pendidikan, konstruksi dan manufaktur, retail dan pemasaran, hingga pemerintahan, semuanya membutuhkan seorang sekretaris profesional.

Bahkan, di tengah perkembangan dunia kerja yang serba cepat seperti sekarang ini pun, peran dari sekretaris tetaplah dibutuhkan. Tentu saja tantangan kerja yang akan dihadapi akan jauh lebih kompleks daripada sebelumnya.

Sekretaris diwajibkan bisa beradaptasi cepat, termasuk dalam memanfaatkan teknologi agar pekerjaan lebih efektif.

Proses adaptasi ini bukanlah sekadar tren, tetapi juga kebutuhan dasar. Sekretaris yang mampu bekerja dengan cepat, berakurasi tinggi, serta fleksibel, tentu akan lebih disukai oleh perusahaan di industri kerja sekarang ini.

Satu dari sekian banyak teknologi yang harus dimanfaatkan oleh sekretaris adalah AI atau Artificial Intelligence.

Peran AI Bagi Profesi Sekretaris

Berbicara soal peran AI dalam meningkatkan produktivitas, kita tentu akan menemukan banyak penjabarannya. Tapi, jika ruang lingkup pembahasan dibatasi pada profesi sekretaris, maka AI akan sangat banyak membantu dalam tiga proses penting. Tiga proses penting adalah tugas administratif, tugas rutin, dan juga asisten pendamping.

Dimulai dari proses tugas administratif. AI akan membantu sekretaris dalam proses pengelolaan surat-menyurat, penjadwalan rapat, hingga pengarsipan dokumen. Belum lagi AI menawarkan kemampuan multitasking yang memudahkan sekretaris kembali mengatur jadwal pertemuan jika terjadi perubahan mendadak.

Untuk tugas rutin, sekretaris akan mendapatkan banyak otomatisasi yang akurat. Contohnya untuk pengelolaan email, yang prosesnya menjadi lebih efisien dengan sistem yang mampu memfilter pesan penting, menyortir berdasarkan prioritas, hingga memberikan respons otomatis untuk permintaan tertentu

Baca Juga: Creative Thinking Skill: Bagaimana Cara Mendapatkannya?

AI juga dapat membantu sekretaris dalam memeriksa tata bahasa dan ejaan dalam dokumen, mengubah teks menjadi audio, atau sebaliknya, untuk keperluan rapat mendadak. Waktu pemeriksaan akan jauh lebih cepat dan sekretaris bisa fokus pada tugas strategis lainnya.

Tidak kalah penting, AI juga dapat berfungsi sebagai asisten virtual. Teknologi seperti ini mampu mengingatkan tugas-tugas penting, membantu menyusun notulen rapat secara real-time, hingga mengelola arsip digital.

AI Mempermudah Pekerjaan Sekretaris

Semakin pesatnya perkembangan AI, menjadikan banyak profesional khawatir akan kelangsungan profesi mereka, tidak terkecuali mereka yang berprofesi sebagai sekretaris. Tidak sedikit yang beranggapan bahwa pekerjaan ini lambat laun akan digantikan oleh teknologi canggih seperti AI.

Lalu, apakah faktanya benar seperti itu?

Tentu tidak ya. Masa depan profesi sekretaris tidak akan hilang, melainkan berevolusi. AI tidak bisa mengganti peran penting dari sekretaris ini.

Perlu diingat bahwa peran AI hanyalah alat bantu saja, bukan pengganti.
Pekerjaan sebagai sekretaris itu memerlukan sentuhan personal yang cepat, pemahaman konteks yang tepat di lapangan langsung, dan juga keterampilan interpersonal yang cakap.

3 kemampuan ini akan selamanya tetap menjadi domain manusia.

Di masa depan, sekretaris akan menghabiskan sedikit waktunya untuk pekerjaan administratif yang repetitif. Sebagai gantinya, sekretaris akan lebih banyak fokus pada proses koordinasi strategis, pengambilan keputusan cepat, dan membangun komunikasi yang efektif antar bagian perusahaan.

Baca Juga: Ingin Berkarir Jadi Seorang Business Intelligence? 5 Skill yang Mesti Kamu Miliki!