5 Tips untuk Jadi Personal Assistant: Cara Supaya Bekerja Lebih Efektif

Era kerja modern saat ini memaksa seorang individu untuk selalu bisa mengedepankan metode kerja cerdas, efektif, dan juga efisien.

Sayangnya, sebagai seorang manusia kita tentu memiliki batasan tersendiri untuk dapat terus konsisten menampilkan performa kerja yang baik.

Apalagi jika posisi kerja yang sedang kita jalankan menuntut fleksibilitas dan mobilitas tingkat tinggi.

Menuntut kita untuk banyak bertemu orang-orang penting dalam waktu yang singkat. Tugas-tugas seperti dapat melakukan penjadwalan mandiri, memastikan komunikasi selalu berjalan lancar dan efektif, siap siaga memastikan logistik cukup untuk perjalanan bisnis, tentu tidaklah mudah dilakukan.

Nah, di sinilah peran penting seorang personal assistant dibutuhkan. Personal assistant adalah mereka yang bertindak sebagai tangan kanan profesional.

Memastikan kebutuhan dari atasannya terpenuhi, baik yang berhubungan dengan operasional bisnis perusahaan atau keperluan pribadi atasan. Ya, menjadi seorang personal assistant lebih dari sekadar menjadi sekretaris.

Ruang lingkup kerja seorang personal assistant memang terbatas pada perintah atasannya langsung, tetapi menjadi seorang personal assistant jauh lebih sulit ketimbang menjadi sekretaris karena sering kali mengorbankan waktu di luar jam kerja normal.

Meskipun begitu, pekerjaan sebagai seorang personal assistant tetaplah banyak digemari karena memang memberikan prospek yang sangat menjanjikan.

Baca Juga: Ingin Berkarier Sebagai Public Liaison Officer? Ini Gaji, Peluang, dan Tantangannya

Tentu saja angka ini tergantung pada banyak faktor seperti lokasi kerja, industri kerja, pengalaman, dan sertifikasi kompetensi yang dimiliki.

Tidak hanya menawarkan gaji yang lumayan besar per bulannya, personal assistant juga menawarkan jenjang karier menjanjikan.

Seorang PA (Personal Assistant) dapat melanjutkan jenjang kariernya untuk menjadi:

• Executive Assistant, mendampingi eksekutif tingkat tinggi.
• Manajer atau Project Manager, dipercaya sebagai pemegang kendali proyek besar.

Meskipun begitu, sekali lagi pekerjaan sebagai seorang personal assistant bukanlah hal yang mudah. Ada banyak tantangan yang harus siap dihadapi. Salah satunya adalah fleksibilitas jam kerja yang super tinggi.

Oleh sebab itu, jika kamu berminat untuk menjadi seorang personal assistant andal, maka kamu wajib menguasai beberapa tips dan trik manajemen waktu sederhana.

Baca Juga: 4 Jenjang Karier Venue Management Specialist, Tertarik Coba?

5 Tips untuk Jadi Personal Assistant yang Wajib Kamu Kuasai

Lima di antaranya akan dibahas dalam artikel ini, penasaran? silakan simak baik-baik artikel ini ya!

1. Mengelompokkan Tugas Serupa

Tips dan trik manajemen waktu sederhana pertama yang bisa kamu lakukan adalah dengan mengelompokkan tugas serupa (batching). Tips dan trik manajemen waktu seperti ini akan menjadikan tumpukan pekerjaan kamu lebih cepat selesai, dan menjadikan kamu tidak cepat lelah karena perpindahan fokus.

Contohnya ketika kamu membuka laptop dan ingin menulis rencana harian dan jadwal.

Setelah selesai dengan pekerjaan ini, lanjutkan dengan pekerjaan sejenis yang membutuhkan proses penulisan sebelum akhirnya kamu lanjut ke jenis pekerjaan lain yang tidak ada hubungannya dengan menulis.
 

2. Menerapkan Teknik Pomodoro

Kedua adalah menerapkan teknik pomodoro. Metode ini fokus pada proses kerja 25 menit lalu beristirahat 5 menit, membantu kamu untuk tetap konsentrasi penuh.

Metode ini membantu kamu untuk menghindari kelelahan mental akibat kerja berlebihan. Bagi personal assistant yang kerap multitasking, teknik ini menjadi solusi menjaga stamina pikiran.

3. Menerapkan Teknik Timeblocking atau Timeboxing

Hampir mirip dengan metode sebelumnya, hanya saja teknik manajemen waktu ini berfokus pada blok waktu khusus untuk suatu tugas. kamu bisa saja membagi blok waktumu dalam 3 jenis, yakni pagi, siang, dan malam. Blok waktu pagi hanya untuk mengatur jadwal rapat, sementara siang dipakai untuk membuat laporan.

4. Menggunakan Metrik Eisenhower

Metrik Eisenhower dapat membantu PA untuk menyusun tugas-tugas mereka ke dalam banyak kategori pekerjaan, dimulai dari penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, mendesak tetapi tidak penting, serta tidak penting.

Menyusun daftar pekerjaan memanfaatkan metrik ini dapat membantu kamu untuk tetap memberikan fokus terbaik pada tugas yang penting sekaligus mendesak.

Baca Juga: Creative Thinking Skill: Bagaimana Cara Mendapatkannya?